Nel corso degli anni, il passaggio da processi manuali a quelli basati su software ha rappresentato un punto di svolta per la produttività in vari settori. Nell'ambito della Governance, Risk e Compliance (GRC), dove accuratezza e tempestività sono essenziali, il contrasto tra sistemi manuali e basati su software emerge chiaramente e disponiamo di esempi concreti per dimostrarlo.
Molte organizzazioni, tuttavia, gestiscono ancora la loro conformità attraverso processi manuali o semi-manuali utilizzando più strumenti software. Questi approcci portano a una ridotta efficacia poiché i processi di conformità manuali sono inclini a errori umani (che richiedono tempo per essere identificati e risolti) e ritardi nel flusso di informazioni (che possono influenzare decisioni e azioni correttive).
I processi integrati basati su software, e il software GRC in particolare, riducono sostanzialmente i tassi di errore e i tempi di correzione. Ma di quanto esattamente?
Continua a leggere per scoprire come i sistemi di conformità manuali e basati su software si confrontano in termini di tempo di correzione degli errori per settore.
Sistemi Manuali vs. Software: Come le Industrie si Confrontano Tassi di Errore e Tempi di Correzione
Sanità
Nel settore sanitario, il Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) ha rilevato che le attività amministrative assorbono fino al 20% del tempo totale (Cit. Studio RACGP)
Altri studi indicano che l'inserimento manuale dei dati comporta tassi di errore compresi tra il 10% e il 20%, mentre i sistemi elettronici riducono tali errori a circa il 11%-31%. Inoltre, il tempo necessario per identificare e correggere gli errori utilizzando sistemi manuali può richiedere dal 20% al 50% di tempo amministrativo, mentre le soluzioni basate su software possono ridurlo a 5%–10% . (Cit. BMJ & JMIR).
2. Catena di Approvvigionamento e Logistica
Il monitoraggio manuale nelle operazioni della catena di approvvigionamento e della logistica può causare errori in 31–51 transazioni, richiedendo 251–351 ore di lavoro amministrativo per le correzioni.
È stato dimostrato che i sistemi basati su software e le tecnologie di tracciamento automatizzato riducono i tassi di errore a meno dell'11% e il tempo necessario per le correzioni a un intervallo compreso tra il 5% e il 10%. (Cit. Rookconnect).
una nota a margine…
I settori della logistica e della distribuzione sono stati tra i primi ad adottare automazione per l'inserimento e la lettura dei dati, dati gli enormi volumi di articoli che elaborano.
L'uso di uno scanner di codici a barre per registrare (scansione in uscita) o identificare (scansione in entrata) numeri — quali codici articolo, numeri di manifesto o SKU — presenta un tasso di errore di circa 1 su 3 milioni di scansioni. Al contrario, la registrazione e la verifica manuali comportano in genere tassi di errore compresi tra l'11% e il 41%.
L'integrazione della scansione di codici a barre nei controlli di conformità — come controlli di qualità dei prodotti, ispezioni sulla fornitura di servizi, audit o manutenzione delle attrezzature — elimina la necessità di inserimenti manuali dei dati e riduce gli errori nei campi delle informazioni a quasi zero.
3. Produzione
Il monitoraggio manuale nelle operazioni della catena di approvvigionamento e della logistica può causare errori in 31–51 transazioni, richiedendo 251–351 ore di lavoro amministrativo per le correzioni.
Nella produzione, gli errori non incidono solo sulla qualità del prodotto, ma aumentano anche i tassi di rilavorazione e scarto, portando a costi operativi più elevati.
Relativo alle informazioni Le fonti di errore possono essere:
- Passaggi del processo persiA causa della perdita delle informazioni di tracciamento
- Impostazioni errate della macchinaA causa di attrezzature o perdita di calibrazione della pianificazione della manutenzione
- Materiali impropri o incompleti nelle ispezioni: A causa della perdita di informazioni tra i passaggi di ricezione e accettazione
Prevenzione degli errori di accumulo nella produzione attraverso la conformità digitale
Per quanto riguarda i controlli manuali di conformità, anche se i tassi di errore possono oscillare solo tra l'11% e il 41% dei campi di immissione dati, è proprio l'effetto a catena degli errori non corretti ad aggravare la portata del problema nel processo di produzione.
Oltre all'automazione e alla convalida dei dati, i produttori possono considerare:
- Istruzioni di Lavoro DigitaliFornire agli operatori linee guida digitali aggiornate per garantire coerenza e accuratezza
- Pianificazione delle attività di monitoraggioPromemoria e escalation per l'ispezione regolare delle attrezzature e la calibrazione
- Analisi automatizzata dei difettiLa cattura di errori e gli avvisi in tempo quasi reale consentono un controllo a ciclo breve
4. Attività del Settore dei Servizi
Nel settore dei servizi, la fatturazione ai clienti e il pagamento dei fornitori di servizi sono tipicamente molto variabili. La gestione del rischio WHS (Salute e Sicurezza sul Lavoro) è anch'essa variabile a seconda dell'ambiente di lavoro della giornata.
Considerando un tasso di errore nell'inserimento manuale dei dati compreso tra 11% e 41% per ogni campo di inserimento e la quantità solitamente elevata di informazioni che occorre raccogliere per creare una documentazione tracciabile del servizio fornito, gli errori possono accumularsi rapidamente e diventare sistematici se non vengono individuati o gestiti per un periodo troppo lungo.
Da studi condotti da EY Sweeney e L.E.K. emerge che in settori quali l'elettricità e l'idraulica, le attività amministrative possono richiedere fino a 14 ore alla settimana, ovvero il 35,1% del tempo a disposizione (Cit. Economia artigianale)
Questi compiti possono, in molti casi, essere automatizzati e quelle componenti che non possono essere automatizzate, ovvero quelle che si basano sul know-how e sulla raccolta di informazioni da altre fonti, possono essere ottimizzate attraverso appropriati sistemi software.
Impatto sulle funzioni finanziarie e contabili in tutti i settori
Tutte le organizzazioni hanno dipartimenti finanziari e contabili che si occupano dell'inizio della catena del valore aziendale (contabilità fornitori) o della fine (contabilità clienti).
Errori di conformità della qualità si manifesteranno infine in errori di fatturazione o pagamento o in crediti.
Nelle organizzazioni in cui i controlli di conformità operativa sono interamente manuali, questi errori possono richiedere dai 30% ai 40% di tempo amministrativo per rilevare e correggere. L'automazione e la convalida dell'inserimento dei dati, la riduzione degli errori manuali e l'impedimento che informazioni errate proseguano lungo la catena del valore hanno dimostrato che gli errori finanziari nella fatturazione e nei pagamenti possono essere ridotti fino al 40% (cit. Statistiche ERP)
Al contrario, i sistemi elettronici dotati di solide funzionalità di automazione e di verifica delle informazioni riducono il tempo necessario per le correzioni a meno del 51% del tempo amministrativo totale. (Cit. Integrazionefacile).
Conformità manuale vs basata su software: tassi di errore e tempi di risoluzione
Sondaggio sulla Compliance Deloitte 2021, dimostra che i processi di conformità gestiti manualmente presentano tassi di errore compresi tra il 10 e il 15% nell'inserimento dei dati e hanno contribuito a causare tra il 12 e il 18% delle violazioni di conformità. Questi errori vanno da file smarriti o dispersi a sviste umane che comportano il mancato rispetto delle scadenze e il fallimento degli audit.
Al contrario, i sistemi di conformità basati su software presentano tassi di errore compresi tra il 2 e il 51%, come dimostrano studi quali Analisi di Forrester del 2024, con una riduzione del 75% degli errori di documentazione.
Il White & Case 2023 Indagine sui Rischi di Compliance conferma inoltre una riduzione del 60% nella gestione della conformità grazie a flussi di lavoro automatizzati e all'archiviazione centralizzata.
La tabella sottostante riassume questi risultati, evidenziando il netto contrasto nei tassi di errore e nel risparmio di tempo delle soluzioni di conformità basate su software rispetto a quelle manuali.
Perché il software GRC è importante per le aziende australiane
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