Scegliere il software di conformità giusto è fondamentale per le aziende che operano in ambienti ad alta intensità di conformità. Ci sono molte opzioni sul mercato, ognuna con diverse caratteristiche di flessibilità, supporto, costi e altri fattori.
In questo articolo, spiegheremo come ISOPro, come un sistema di conformità aziendale, si confronta con ed è diverso da, sistemi di conformità software commerciali pronti all'uso, noti anche come “COTS”.
Software enterprise vs. software commerciale pronto all'uso (COTS)
Prima di iniziare, è fondamentale comprendere la differenza fondamentale tra le due categorie di software.
Conformità aziendale è un software per computer progettato per soddisfare le esigenze di un'intera organizzazione, piuttosto che solo di singoli utenti. È una parte fondamentale dei sistemi informativi, che aiuta in una serie di attività aziendali, come il miglioramento della reportistica, il supporto alla produzione e la gestione delle operazioni di back-office. Questi sistemi di solito hanno bisogno di elaborare le informazioni rapidamente.
Il software aziendale fornisce strumenti orientati al business. Poiché molte aziende e organizzazioni hanno dipartimenti e processi simili, questo software viene spesso offerto come suite di programmi personalizzabili. Gli usi comuni includono la gestione di database, relazioni con i clienti, catene di approvvigionamento e processi aziendali.
Commerciale non modificato Il software pronto all'uso (COTS - Commercial Off-The-Shelf) è invece hardware o software confezionato o preimpostato (già pronto), che viene adattato dopo l'acquisto alle esigenze dell'organizzazione acquirente, anziché realizzare soluzioni su misura o personalizzate.
Quando il software di conformità COTS è appropriato: una panoramica generale
Il software di conformità COTS (Commercial Off-The-Shelf) può essere un'ottima soluzione per le aziende con requisiti di conformità relativamente standard o in aree in cui c'è coerenza tra i settori, ad esempio, segnalazione di incidenti WHS, indagini, revisioni del sistema di gestione, audit, valutazioni dei rischi WHS, ecc.
Questo tipo di software è un'opzione ideale per le organizzazioni che si concentrano sulla semplicità o che sono nelle prime fasi di sviluppo della conformità. Sono anche adatti per organizzazioni che non necessitano di una gestione complessa della conformità a causa della natura dei servizi che offrono.
ISOPro è un software aziendale e offre un approccio fondamentalmente diverso alla conformità rispetto ai software COTS e potrebbe non essere sempre la soluzione migliore per ogni azienda.
Di seguito viene presentata un'analisi delle differenze tra ISOPro, un software aziendale, e le offerte COTS.
Abbiamo cercato di essere il più onesti e trasparenti possibile e speriamo che questo ti aiuti a prendere una decisione più informata!
Tipi di software di conformità COTS
Nella nostra esperienza, i COTS si presentano tipicamente in uno di due “sapori”:
- ‘Le soluzioni ’specifiche' sono sostanzialmente pre-configurate nelle loro aree di focalizzazione specifiche, che si tratti di WHS, audit, inserimento di personale e appaltatori, ecc.
- ‘Le soluzioni ’configurabili" consentono agli utenti di personalizzare (impostare) i propri moduli e checklist utilizzando funzionalità di creazione moduli intelligenti e intuitive.
Per determinare quale “versione” di COTS si sta considerando, una regola empirica è quella di esaminare il sito web dell'azienda:
- Se il sito web e le brochure parlano di processi, ad esempio “audit”, “gestione degli incidenti”, “gestione dei contractor”, ecc., è probabile che si tratti di una soluzione ‘specifica’. Le soluzioni specifiche offrono processi in gran parte pre-costruiti utilizzando moduli e avvisi pre-configurati che non sono specifici del settore e, di conseguenza, soddisfano i requisiti di base della maggior parte dei settori in queste aree di conformità ’generalizzate‘.
- Se il sito web dell'azienda afferma che è possibile creare i propri moduli e dashboard, è molto probabile che si tratti di una soluzione ‘configurabile’. Le soluzioni configurabili consentono una personalizzazione estesa, facile (e spesso di bell'aspetto!) di moduli e checklist, ma in genere non gestiscono i processi, ovvero il flusso di lavoro basato su regole. Sebbene siano ottime per controlli semplici e reportistica di base (ad esempio, una checklist e i rapporti su tale checklist), non si prestano al controllo di processo e alla gestione del flusso di lavoro in cui sono coinvolti passaggi sequenziali.
Principali differenze tra software aziendale e pronto all'uso e software di conformità ISOPro rispetto a quelli pronti all'uso
Differenza #1 – Flessibilità
‘Le soluzioni COTS (Commercial Off-The-Shelf) ’specifiche“ adottano un approccio ”taglia unica", offrendo soluzioni tipiche del settore. Questo si adatta a molte aziende nelle loro fasi iniziali di conformità o se i loro requisiti non sono troppo specifici; tuttavia, questo potrebbe diventare un vincolo in futuro.
Man mano che i controlli operativi delle aziende evolvono e i requisiti di conformità diventano sempre più specifici per l'organizzazione e i processi, i team non possono più adattare i propri processi di controllo alla struttura del software.
‘Le soluzioni COTS ’configurabili' di solito non sono abbastanza flessibili da gestire processi operativi multi-step.
A differenza dei prodotti COTS, i sistemi enterprise si adattano alle operazioni esistenti dei clienti, non viceversa. Mentre la maggior parte dei sistemi enterprise può disporre di processi di ’libreria‘ disponibili per le tipiche best practice di settore, la configurazione finale sarà sempre quella di replicare i processi richiesti dal cliente.
Di conseguenza, ISOPro non è costruito con moduli e flussi di lavoro predefiniti.
Come molti altri sistemi aziendali, configuriamo il sistema per adattarlo ai processi richiesti da ciascun cliente. Questa non è una personalizzazione limitata, ma una piena configurabilità e allineamento con il modo in cui già lavorano (o vogliono lavorare!).
Implementare processi che replicano fedelmente quelli esistenti riduce notevolmente l'impatto della gestione del cambiamento; certo, l'organizzazione dovrà formare gli utenti all'uso del sistema, ma tutti riconosceranno che il processo e i risultati attesi sono in gran parte gli stessi di prima. Questo riduce la confusione tra gli utenti e garantisce un cambiamento controllato del processo.
Inoltre, gli amministratori di sistema dei clienti di ISOPro possono preparare autonomamente la maggior parte delle future modifiche di configurazione, gli aggiornamenti sono facili da testare e mettere a punto e veloci da implementare per il team di supporto.
Ciò conferisce ai clienti un maggiore controllo sui propri processi e nessuna dipendenza da sviluppatori esterni.
Un caso di studio reale per spiegare i concetti
Considera questo scenario. Un'organizzazione inizia implementando un sistema COTS di gestione degli incidenti. Partendo da carta, email ed Excel, il sistema predefinito fornisce un sollievo immediato e permette una migliore comprensione delle problematiche WHS in gioco.
Man mano che il quadro di conformità dell'organizzazione si evolve e le esigenze diventano più sofisticate, e la soluzione COTS viene migliorata e aggiornata, la soluzione pre-costruita alla fine non può essere ulteriormente configurata per supportare tutte le esigenze di gestione degli incidenti provenienti dalle varie parti dell'azienda (ad esempio, diversi tipi di incidenti che richiedono diverse metodologie di indagine; requisiti di notifica a seconda del tipo di incidente; diversi report per unità di business, ecc.).
L'organizzazione soffre di una soluzione subottimale e l'amministrazione aumenta per gestire manualmente i requisiti non supportati. Non sarebbe questo il caso con un sistema aziendale.
Differenza tra #2 – Funzionalità e ambito di applicazione del sistema
Le soluzioni COTS (Commercial Off-The-Shelf) sono progettate per rispondere a specifici requisiti di conformità o processi standardizzati, rendendole efficaci nella gestione del loro particolare aspetto di gestione della conformità.
Il software GRC aziendale, tipicamente, e ISOPro, specificamente, hanno la funzionalità integrata per coprire tutte le componenti di alto livello del framework di conformità di un sistema di gestione aziendale:
- Controllo dei documenti
- Gestione dei documenti
- Gestione delle competenze e della formazione
- Controllo della consegna del prodotto o del servizio
- Attività di monitoraggio e audit interno
- Gestione degli incidenti e delle non conformità, comprese le indagini
- Gestione del cambiamento e tracciamento delle attività
- Gestione del rischio
- Reporting integrato in tutta l'azienda
Con ISOPro, i moduli di sistema consentono alle organizzazioni di gestire tutti i requisiti di tutti gli standard di sistema di gestione che seguono la Struttura di Alto Livello ISO.
Ciò consente ai nostri clienti di gestire tutti i loro sistemi di gestione attraverso un'unica piattaforma integrata.
Un caso di studio reale per spiegare i concetti
Considera questo scenario. Un'organizzazione dispone di un sistema di gestione degli incidenti COTS. Dopo un po', decidono di aver bisogno di un sistema di gestione documentale per gestire i loro numerosi documenti. Purtroppo, il loro sistema COTS di gestione degli incidenti esistente non fornisce un sistema di gestione documentale sufficientemente robusto, quindi acquistano e implementano un sistema COTS di gestione documentale per soddisfare le loro esigenze specifiche.
Con l'espansione del loro quadro di conformità e la ricerca dell'organizzazione di migliorare la visibilità, la reattività e la produttività, decidono di implementare un sistema di monitoraggio per gestire controlli regolari come la calibrazione, le ispezioni delle attrezzature, le ispezioni sul posto di lavoro, ecc.
Né il sistema di gestione degli incidenti né quello di gestione dei documenti supportano i loro requisiti operativi. Cercando specificamente un sistema flessibile, la loro ricerca interna indica che per soddisfare il loro set unico di moduli di controllo e checklist, hanno bisogno di un COTS altamente configurabile (con funzionalità di creazione di moduli). La stessa cosa accadrà per gli audit interni, la gestione dei rischi, la formazione e l'onboarding…
L'organizzazione dispone ora di molteplici soluzioni autonome e l'amministrazione deve aumentare per gestire le esigenze di consolidamento e visibilità interfunzionale. Ciò non sarebbe necessario con un sistema aziendale.
Differenza #3 – Assistenza
Il software COTS (Commercial Off-The-Shelf) per la conformità offre tipicamente un servizio clienti standardizzato. Queste piattaforme spesso si basano su centri di assistenza, FAQ, sistemi di ticketing o chatbot, che possono essere molto efficaci per l'autoservizio e la risoluzione di richieste di base.
I sistemi enterprise offrono tipicamente un supporto incentrato sul cliente con una profonda conoscenza delle operazioni e della struttura organizzativa del cliente.
Noi di ISOPro forniamo team specializzati per settori diversi per elaborare e implementare il sistema del cliente. Abbiamo assegnato un team di supporto dedicato a ciascun cliente per continuare a supportare l'attività dopo la fase di go-live. Questo può includere nuove configurazioni man mano che le esigenze di conformità aziendale si evolvono.
Un caso di studio reale per spiegare i concetti
Considera questo scenario. Un'organizzazione gestisce più sistemi COTS dedicati; desidera trasferire informazioni specifiche del loro sistema di monitoraggio e qualità al loro sistema di gestione degli incidenti, ad esempio per tenere traccia degli incidenti relativi a manutenzione mancata o attrezzature difettose.
Vorrebbero trasferire informazioni dal loro sistema COTS di monitoraggio “flessibile” al loro sistema COTS di gestione degli incidenti “specifico”.
Ciò non accadrà perché i due sistemi non sono allineati. I loro team di supporto sono bot automatizzati o FAQ e non esiste una gestione generale del progetto dal ‘lato fornitore’. Di conseguenza, l'organizzazione decide di eseguire manualmente esportazioni di dati grezzi da entrambi i sistemi e di preparare manualmente il report consolidato interfunzionale. Questo diventa presto molto dispendioso in termini di tempo per il beneficio atteso e viene abbandonato dopo alcuni mesi di risultati nulli.
Ciò non accadrebbe con un sistema enterprise poiché il team di supporto gestisce tutti gli aspetti del sistema di conformità.
Considera questo scenario. Un'organizzazione gestisce più COTS dedicati; gli hacker contattano gli utenti amministratori di sistema di un'azienda chiedendo loro informazioni per assistere con una richiesta che è stata registrata. L'utente potrebbe fornire le informazioni con conseguenze disastrose inevitabili.
Ciò non accadrebbe facilmente con ISOPro perché gli amministratori di sistema clienti conoscono i membri del loro team di supporto ISOPro per nome e parlano con loro tramite videochiamata e telefono su richiesta.
Differenza #4 – Sovranità dei dati
Tutti i sistemi COTS (Commercial Off-The-Shelf) consentono l'esportazione di singoli record in modelli preformattati come il PDF; questi sono tipicamente eccellenti per la distribuzione interna e la gestione.
La maggior parte dei COTS offre funzionalità di esportazione dati personalizzabili; altri consentono l'esportazione tramite estrazioni di dati grezzi predefinite in .xlsx o .csv e in molti casi questo è sufficiente per la reportistica.
Tuttavia, i problemi sorgono tipicamente con i sistemi COTS quando si cerca di esportare grandi quantità di dati e allegati e soprattutto quando si migra fuori dal sistema. Questi sistemi possono consentire l'esportazione di 30 o 90 giorni di dati ‘su richiesta’, ma periodi più lunghi, come cinque anni o più di dati, di solito non sono supportati. Anche il download massivo di allegati può essere tipicamente problematico.
I sistemi aziendali si aspettano tipicamente che i clienti abbiano il pieno accesso ai propri dati e allegati per la data warehousing e ulteriori analisi, da cui i sistemi aziendali hanno tipicamente una capacità integrata per esportare dati in blocco.
I sistemi aziendali hanno anche processi di transizione ben definiti e meccanismi garantiti di pulizia dei dati per assicurare che nessuno dei tuoi dati rimanga su un server in una posizione non definita dopo che gli utenti hanno smesso di utilizzare il servizio.
ISOPro garantisce che gli utenti autorizzati dai clienti abbiano pieno accesso a tutti i loro dati in qualsiasi momento. Per le aziende in settori altamente regolamentati, la trasparenza e la sovranità dei dati sono fondamentali e ISOPro le offre per impostazione predefinita.
Un caso di studio reale per spiegare i concetti
Considera questo scenario. Un'organizzazione gestisce molte soluzioni COTS dedicate; vorrebbe passare a un sistema enterprise ed esportare il proprio set completo di informazioni, ovvero record, allegati, firme e log di timestamp. Questo sarebbe estremamente impegnativo. Questo sarebbe estremamente impegnativo a causa delle strutture dati frammentate e dei formati proprietari di molte piattaforme COTS, che spesso comportano trasferimenti incompleti e un notevole sforzo manuale.
Ciò non accadrebbe con un sistema enterprise perché la maggior parte dei sistemi enterprise dispone di piani di transizione (spesso concordati con il cliente all'implementazione), processi dettagliati di trasferimento sicuro dei dati e protocolli di cancellazione dei dischi, se applicabile.
Differenza #5 – Trasferimento/scambio di dati
Mentre la maggior parte dei COTS offre l'esportazione di dati scaricabile manualmente tramite estratti di dati grezzi predefiniti in formato .xlsx o .csv, che di solito è sufficiente per la reportistica, di solito non offrono opzioni di trasferimento dati automatizzato tramite SFTP o e-mail.
I sistemi aziendali, come ISOPro, includono normalmente opzioni di trasferimento dati automatico (sia importazione che esportazione dati), come SFTP sicuro e sincronizzazione tramite e-mail. Ciò consente ai clienti aziendali di migrare i dati in modo trasparente anche tra sistemi ERP e HR/Payroll complessi.
Un caso di studio reale per spiegare i concetti
Considera questo scenario. Un'organizzazione gestisce un COTS dedicato alla gestione degli incidenti; vorrebbe implementare un data warehouse con software di business intelligence (ad esempio, PowerBI) per eseguire analisi statistiche a lungo termine. Richiedono l'esportazione dei propri 6 anni di dati storici con timestamp e l'invio automatico di nuovi record al loro data warehouse ogni settimana tramite email o SFTP. Questo può essere impegnativo a causa delle opzioni limitate di intervallo di esportazione dei dati storici del COTS e dei formati dati rigidi.
Considera questo scenario. Un'organizzazione gestisce un sistema COTS dedicato alla gestione della qualità, separato dal proprio sistema ERP di produzione. Si desidera importare dal sistema ERP, quotidianamente, informazioni sui prodotti e dettagli delle righe degli ordini di acquisto nel COTS per gestire i controlli di qualità in ricezione dei prodotti. Inoltre, si desidera esportare i dettagli delle non conformità in entrata nel sistema ERP per ogni evento in tempo quasi reale.
Ciò può essere facilmente impostato in ISOPro tramite uno scambio dati automatizzato sia per le importazioni giornaliere che per l'esportazione in tempo reale tramite e-mail o SFTP (o diversi set di dati tramite processi diversi).
Differenza #6 – Essere australiani
Ci sono molti buoni COTS australiani e sebbene la loro archiviazione dati possa essere locale, a causa del loro prezzo più basso (e molti con account gratuiti), il loro software potrebbe avere team di sviluppo, test e supporto in parti del mondo meno costose.
I costi possono costringere le aziende di software commerciali (commercial-off-the shelf) ad avere operazioni offshore (come il supporto) con accesso ai dati dei clienti ben al di fuori della giurisdizione australiana. Inoltre, vi è poca visibilità su ciò che viene fatto internamente e su ciò che viene appaltato esternamente e a chi, e su ciò che è locale e ciò che è all'estero.
Al contrario, ad eccezione di ISOPro, i sistemi enterprise sono quasi senza eccezione di proprietà straniera, quindi mentre la codebase non è locale (e lo sviluppo e il collaudo vengono eseguiti all'estero), la configurazione del cliente è solitamente gestita da società di configurazione/implementazione che possono essere locali (se il software è supportato localmente).
Molte società internazionali di software aziendale offrono anche l'hosting australiano (Azure, AWS, Google Cloud, ecc.) come opzione.
ISOPro, d'altra parte, è un software e un'azienda GRC australiana unica nel suo genere. La nostra sede è a Sydney e tutto lo sviluppo, i test, l'hosting e il supporto avvengono internamente e in Australia.
Conclusione: Pensa a Lungo Termine
Non sei sicuro se un sistema enterprise come ISOPro o un software di conformità COTS (commercial off-the-shelf) sia la soluzione migliore per te? Se non sei sicuro da dove iniziare a cercare un sistema, considera la situazione tra due o quattro anni. Man mano che i tuoi requisiti di conformità diventano più sofisticati e coprono più aree, aumenta la pressione per fare di più con meno risorse e i clienti e il top management approfondiscono i dati di conformità per trovare valore, le soluzioni COTS potrebbero alla fine sembrare migliaia di tagli di carta.
Inoltre, il software pone rischi sia di gestione del cambiamento che di implementazione; più software, più rischi. Compratore avvisato!
Se stai utilizzando software COTS all'interno del tuo quadro di conformità e stai considerando una soluzione più completa, effettua il nostro Controllo di Conformità di 2 minuti. È gratuito, veloce, facile e ti aiuterà a capire se ISOPro (o una soluzione in stile enterprise) può aiutarti a risparmiare tempo prezioso.
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