La gestione della conformità in un'organizzazione estesa è un compito complesso che può essere realizzato solo se i principali attori possono essere ritenuti responsabili. La difficoltà intrinseca e la mancanza di benefici immediatamente visibili rendono questa impresa molto impegnativa. Ciò è particolarmente vero quando i principali attori della conformità subiscono altre pressioni sulle prestazioni e con una gestione a “linea tratteggiata”, che spinge i lavoratori in direzioni diverse, a volte non correlate.
I ritardi nel trasferimento di informazioni pertinenti, come la raccolta manuale degli aggiornamenti di stato e l'invio tramite e-mail, aggiungono tempo inutile al completamento di un'attività. I trasferimenti di informazioni avanti e indietro possono interrompere un collegamento e giustificare una pausa nella responsabilità. Ma cosa intendiamo per ‘accountability’ e perché non è la stessa cosa di ‘responsabilità’? Approfondiamo la questione.
La definizione di responsabilità da una prospettiva di conformità
Ecco alcune definizioni popolari e le differenze chiave:
Dictionary.com
Responsabilità: sostantivo – lo stato di essere responsabile, passibile o chiamato a rispondere.
Responsabilità: sostantivo – lo stato o il fatto di essere responsabile, tenuto a rendere conto o passibile di responsabilità per qualcosa che rientra nel proprio potere, controllo o gestione.
Diffen.com
La principale differenza tra responsabilità e "accountability" è che la responsabilità può essere condivisa mentre l'accountability no. Essere "accountable" non significa solo essere responsabili di qualcosa, ma anche dover rendere conto in ultima istanza delle proprie azioni. Inoltre, l'accountability è qualcosa che si richiede a una persona solo dopo che un compito è stato completato o meno. La responsabilità può esserlo prima e/o dopo un compito.
Indeed (Regno Unito)
La responsabilità implica la gestione dei compiti, mentre la rendicontabilità si concentra sulle conseguenze e sulla proprietà delle azioni, coinvolgendo tipicamente un singolo individuo.
- Responsabilità: si prega di spiegare come è successo.
- Responsabilità: è tuo compito farlo.
Nel contesto della conformità, la mancanza di responsabilità riduce la capacità della vostra organizzazione di operare in modo efficace. Se i problemi irrisolti e le azioni in sospeso si accumulano, la gestione responsabile sarà inevitabilmente costretta ad affrontare la situazione riducendo i requisiti o aumentando le risorse... o un misto di entrambi.
Quindi come si fa più facile affinché il personale si assuma la responsabilità di raggiungere e mantenere rigorosi requisiti di conformità, scadenze e obiettivi?
Ecco come aumentare la responsabilità negli ambienti ad alta intensità di conformità. Questo elenco è il risultato di decenni di esperienza lavorativa in questo settore in settori diversi.
1. Visibilità: il primo passo per aumentare la responsabilità negli ambienti ad alta intensità di conformità
Considerando la conformità da una prospettiva giudiziaria, vi sono ampie ricerche ed prove provenienti dal sistema giudiziario (qui e molto di più quirisalenti alla fine del 1700 che dimostrano che l'aumento della certezza della punizione piuttosto che della sua gravità ha maggiori probabilità di produrre benefici dissuasivi.
Nel moderno ambiente di lavoro, questa “certezza” equivale a visibilità.
Come manager, vuoi che il tuo team sappia che sei al corrente della situazione. Devono sapere che le loro azioni di conformità, o inazioni, sono visibili. Quando una persona è consapevole che il proprio manager ha una solida supervisione delle sue attività di conformità, è meno probabile che si ‘distragga’ dal compiere le azioni richieste.
La visibilità dei dati relativi alla conformità è un altro potente strumento che vi aiuterà a mantenere la responsabilità. Se avete accesso alle informazioni pertinenti, potete vedere esattamente quale parte del processo è in ritardo e di conseguenza la persona responsabile.
2. Velocità: agire tempestivamente quando si verificano problemi
Restando in tema di giurisprudenza, un altro aspetto importante della deterrenza è la celerità.
Siamo abituati a processi che durano molti mesi o persino anni (negli Stati Uniti, i detenuti possono rimanere nel braccio della morte per un decennio in attesa della data di un appello, mentre il processo più lungo d'Australia è durato 404 giorni).
La ricerca e le prove dimostrano che la punizione rapida è il mezzo migliore per prevenire e controllare la criminalità.
Estendendo questo concetto alla conformità, agire tempestivamente è fondamentale quando un'attività di conformità non si è svolta come pianificato o previsto, oppure quando un problema o una non conformità rimangono irrisolti.
3. Piano d'azione: Un elemento importante che aumenta la responsabilità negli ambienti ad alta intensità di conformità
Per le aziende consolidate, la conformità si adegua organicamente man mano che gli eventi si susseguono e i miglioramenti vengono implementati nel tempo. L'implementazione di questi aspetti fa parte del quadro di gestione del cambiamento (Change Management) delle organizzazioni. Tuttavia, una volta che questi sono noti, è necessario assicurarsi che il piano di monitoraggio sia noto e trasparente. Il piano può includere elementi quali:
Elenco delle attività di conformità;
- Come farli
- Con quale frequenza e da chi
- Come e dove registrare le azioni intraprese
- A chi escalare i problemi
Se il tuo team sa cosa ci si aspetta, riceve promemoria e sa come intendi dare seguito alla questione in caso di escalation, sarà attrezzato per svolgere i compiti e assumersi la responsabilità del proprio successo.
4. Informazioni e strumenti: Semplifica le tue attività di conformità, riduci la complessità e diventa tecnologico
Le attività di conformità hanno una forte inclinazione informativa; sono sbilanciate verso le informazioni piuttosto che verso le operazioni. Per portare a termine il lavoro, il vostro team ha bisogno di altre due cose: informazioni e strumenti.
Riduci la complessità delle attività semplificando e suddividendo i controlli stessi dove ha senso dal punto di vista operativo. Ciò ridurrà i motivi di accumulo delle attività di conformità.
Un approccio pragmatico sarebbe riconoscere che quando tu:
Riduci la complessità delle attività di conformità suddividendole in passaggi separati.
Rendi le informazioni pertinenti, come le istruzioni di lavoro o le SOP, disponibili sul posto di lavoro.
Fornisci al professionista uno strumento informativo (come un iPad o un tablet). I compiti che non vengono svolti spesso diventano meno intimidatori e più facili da gestire.
Informazioni
I compiti complessi possono essere supportati avendo accesso immediato, rapido e corretto alle istruzioni, ai criteri di valutazione o agli intervalli accettabili, nonché alle modalità di gestione delle azioni correttive.
Strumenti:
Utilizzando un tablet o uno smartphone come strumento, una checklist online compilata su un tablet, *in situ*, è di gran lunga più efficace di un modulo PDF/Word stampato compilato manualmente sul posto di lavoro e poi inserito su un computer in ufficio in un foglio di Excel o in un software di conformità non mobile / non OTG (On The Go).
Conclusione
La gestione del talento umano, i business coach e i change manager ci dicono che la “squadra giusta”, i “giusti fattori di motivazione” e ambienti di lavoro “all'avanguardia" porteranno a prestazioni inimmaginabili.
Forse lo fanno. Ma per noi persone “normali” in giro per l'Australia, che gestiscono la conformità dai back office di grandi magazzini, nei cantieri edili, fornendo servizi NDIS a domicilio, gestendo linee di assemblaggio o supportando clienti software, questi 4 consigli per aumentare la responsabilità in ambienti ad alta intensità di conformità contribuiranno notevolmente a rendere la conformità più “radicata” e meno un peso.
Un'ultima nota sull'hardware tecnologico
“Gli ”strumenti di informazione" stanno diventando più intelligenti ed economici, anche se l'inflazione tecnologica sta correndo forte in Australia nel 2024circa 5% all'anno nel 2024).
Un tablet Android da 10 pollici con connessione Wi-Fi e processore quad-core (Samsung o Lenovo) di buona qualità costa circa $400-$500.
Se avete personale che compie controlli di conformità come schede di lavoro, controlli preliminari, valutazioni dei rischi, SWMS, controlli di assemblaggio o di assistenza sul luogo di lavoro, il ROI di una soluzione di mobilità si misura in settimane o al massimo in pochi mesi, anche quando si forniscono dispositivi ai singoli utenti, ovvero i dispositivi non vengono condivisi e utilizzati da più persone.
Inoltre, questi ROI si basano unicamente sulla re-gestione delle informazioni per inserirle in un sistema; non stiamo nemmeno prendendo in considerazione il risparmio di tempo che la funzionalità di base dei moduli può garantire, ad esempio:
- Messaggi di invio modulo incompleto
- Controllo degli errori e informazioni obbligatorie
- Classificazioni automatizzate
- Calcoli in loco
- Allegare prove (foto, file)
- Reportistica e flussi di lavoro automatizzati
Infine, la tecnologia offre ai manager la possibilità di monitorare i progressi e rende più semplice individuare, identificare e monitorare i rischi emergenti che derivano dalla gestione di un framework di conformità esteso.
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