Una governance, una gestione del rischio e una conformità (GRC) efficaci sono fondamentali per gestire con successo un'attività ad alta intensità di conformità. Tuttavia, parliamo spesso con responsabili della conformità e delle operazioni in Australia che riconoscono che il loro software e i loro processi GRC sono manuali o obsoleti, ma non sanno da dove cominciare quando devono scegliere una nuova soluzione.
Scegliere un nuovo software di conformità può sembrare opprimente, ma non deve esserlo. Ecco cinque consigli essenziali per guidarti nel processo e garantire una transizione agevole.
1. Scelta di un nuovo software di conformità: valuta l'impatto sui tuoi processi attuali
Una delle prime cose da considerare è quanto bene il software si allinei con i vostri processi esistenti.
Chiediti:
- Dovete adattare i vostri processi al software o la piattaforma può soddisfare i vostri requisiti di processo? (moduli, approvazioni, flussi di lavoro, reportistica)
Cerca una soluzione che replichi i tuoi attuali processi operativi il più fedelmente possibile. Un sistema che richiede un'eccessiva reingegnerizzazione dei flussi di lavoro porterà a inefficienze e resistenza da parte dei dipendenti. Scegli una piattaforma progettata per adattarsi alle tue esigenze, per ridurre al minimo le interruzioni e mantenere la continuità aziendale.
2. Ideare una strategia di implementazione
Il processo di implementazione viene spesso sottovalutato, ma è fondamentale. Assicuratevi che il team del fornitore di software offra:
- Un piano di attuazione chiaro e realistico.
- Supporto completo per aiutare il vostro team a implementare la transizione senza problemi.
- Referenze da organizzazioni simili per convalidare la loro esperienza.
- Forte focus sul know-how operativo e sulla reingegnerizzazione dei processi aziendali piuttosto che sulla gestione di progetti e sugli sviluppatori software.
Un'implementazione mal eseguita porterà a ritardi, frustrazione e perdita di produttività. E potenzialmente a grandi perdite. Un team esperto dal lato del fornitore riduce i rischi e pone le basi per un lancio di successo.
3. Valuta la facilità di modifica
I requisiti di governance, rischio e conformità sono in continua evoluzione. Il tuo software deve essere abbastanza flessibili da adattarsi a questi cambiamenti anche dopo la prima fase di rollout. Considerare:
- Quanto è facile modificare flussi di lavoro, moduli e report?
- Le modifiche sono incluse nel pacchetto di supporto o comporteranno costi aggiuntivi?
La flessibilità è fondamentale. Un sistema rigido potrebbe lasciarvi in difficoltà nel tenere il passo con i cambiamenti normativi e interni. Una piattaforma altamente adattabile garantisce che le vostre operazioni rimangano conformi ed efficienti, quindi la flessibilità e la facilità di modifica non dovrebbero essere negoziabili!
4. Considerare la sicurezza delle informazioni
Con la crescente attenzione alla sicurezza dei dati, capire come vengono gestite le vostre informazioni è fondamentale quando si sceglie un nuovo software di conformità. Le domande chiave includono:
- Dove sono ospitati i dati e chi vi ha accesso?
- Con quale facilità è possibile esportare i propri dati se si ha la necessità di uscire dal sistema?
- Quali protocolli di backup e disaster recovery sono in vigore?
- Quali sono gli obiettivi di tempo di ripristino (RTO) e gli obiettivi di punto di ripristino (RPO) concordati?
- La sovranità dei dati è chiara?
Le violazioni dei dati sono diventate sempre più comuni negli ultimi anni e, con un numero sempre maggiore di sistemi online, la tendenza è destinata a continuare.
Scegli una piattaforma con robuste misure di sicurezza e vincoli integrati progettati per mantenere i tuoi dati al sicuro e le tue operazioni protette.
5. Valutare il supporto per tutti i flussi di governance, rischi e conformità
Molte organizzazioni gestiscono flussi separati (o "silos") per la salute e sicurezza sul lavoro (WHS), la qualità, l'ambiente, il rischio, la formazione, ecc. Un buon sistema dovrebbe:
- Supporta tutti questi flussi mantenendo un aspetto coerente.
- Adatta le esigenze specifiche di ciascun flusso.
- Integrare elementi come Riesami di Direzione, Audit Interni, Gestione dei Fornitori, Gestione dei Contratti e Gestione della Formazione
Il consolidamento di questi processi in un'unica piattaforma ottimizza le operazioni, migliora la visibilità e riduce i costi amministrativi.
Perché i costi non sono l'unico fattore da considerare quando si sceglie un nuovo software di conformità
In qualità di responsabile della conformità o titolare d'azienda potreste essere tentati di tagliare i costi. Ma dopo anni di esperienza possiamo affermare con certezza che un ostacolo significativo al successo aziendale in ambienti ad alta intensità di conformità è rappresentato da costo opportunità di non avere un software GRC integrato. Questi costi nascosti spesso passano inosservati fino a quando non hanno già inciso sulle performance aziendali, a volte con conseguenze gravi per le finanze o la reputazione.
I costi sono senza dubbio un fattore cruciale nella scelta di un nuovo software di conformità, ma non dovrebbero essere l'unico punto di attenzione. Cercare di tagliare i costi e trascurare uno qualsiasi dei cinque elementi chiave menzionati in precedenza potrebbe comportare perdite significative di tempo, denaro e reputazione, ben superiori all'investimento iniziale nel software giusto.
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