Immagina che il mese prossimo arrivi un audit. L'auditor chiede il quadro completo di un quasi incidente: cosa è successo, cosa è stato fatto al riguardo, chi ha firmato e quando. Quanto tempo ci metteresti a raccogliere il tutto durante la riunione? Se la risposta onesta è ore anziché minuti, il problema di solito è che la traccia si trova in frammenti distribuiti su sistemi diversi.
Ho lavorato con aziende in settori ad alta conformità per oltre 20 anni e ho visto come la gestione della conformità attraverso diversi sistemi sembri abbastanza sicura nella quotidianità, per poi sgretolarsi durante un audit. L'incidente si trova in un registro, l'azione correttiva in un foglio di calcolo, l'approvazione è sepolta nella casella di posta di qualcuno e le date non coincidono. Nel momento in cui si riesce a ricostruire il quadro completo, l'auditor ha già registrato il rilievo.
Prevenire una crisi di audit è come fare la manutenzione a un'automobile. Il software di conformità che funge da unica fonte di verità è il cambio dell'olio regolare: prevedibile e gestibile. Una crisi di audit è la ricostruzione del motore: non pianificata, dirompente e molto più costosa. Molte aziende confrontano l'una con l'altra solo dopo averla vissuta.
E il confronto è generoso! La ricostruzione di un motore è costosa ma solo un inconveniente. Un grave fallimento di un audit può portare alla perdita di contratti, sanzioni finanziarie e danni reputazionali. In casi gravi può minacciare la vostra capacità di continuare a operare.
Se non sei sicuro che la tua attuale catena di informazioni sulla conformità reggerà al tuo prossimo audit, mettiti in contatto per una chiacchierata di 20 minuti. Analizzeremo dove si interrompono le tue informazioni e, se ha senso, ti aiuteremo a costruire il caso interno per ISOPro.
Gianni Torta e il team di ISOPro